KI im Betrieb
Ihr Team nutzt KI?
Dann haben Sie schon Pflichten.
Die wenigsten Betriebe wissen es: Wer Mitarbeiter mit KI arbeiten lässt, muss sie schulen, Daten schützen und das nachweisen können. Hier steht verständlich, was gilt und wie der Autopilot Ihnen die Arbeit abnimmt.
Die Pflichten
Was für jeden Betrieb gilt, der KI einsetzt
Egal ob kostenloser Chat, Bezahl-Abo oder eigene Lösung: Diese Regeln gelten für den Betrieb, nicht für den KI-Anbieter.
- 1
Mitarbeiter im Umgang mit KI schulen
Wer KI im Betrieb einsetzt, muss Maßnahmen ergreifen, damit Inhaber und Mitarbeiter den Umgang damit lernen: was KI kann, wo sie Fehler macht und welche Daten tabu sind. Das gilt für jeden Betrieb, nicht erst ab einer bestimmten Größe.
Art. 4 KI-Verordnung, seit dem 27. Juli 2026 in überarbeiteter Fassung
- 2
Personendaten nur mit Rechtsgrundlage
Sobald Namen, Adressen, Auftragsnummern oder Gesundheitsangaben in eine KI gehen, gilt die DSGVO. Der Betrieb braucht dafür eine Rechtsgrundlage und muss nachweisen können, was wohin ging.
Art. 5, 6 und 9 DSGVO
- 3
Vertrag mit dem KI-Anbieter
Verarbeitet ein Anbieter die Daten im Auftrag, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Kostenlose KI-Chats bieten den in der Regel nicht.
Art. 28 DSGVO
- 4
Daten außerhalb der EU
Gehen Daten an einen Anbieter in den USA, braucht diese Übermittlung eine eigene Grundlage. Das ist zusätzlicher Aufwand und ein zusätzliches Risiko.
Art. 44 ff. DSGVO
- 5
Informieren und dokumentieren
Kunden und Mitarbeiter müssen in der Datenschutzinformation erfahren, dass KI eingesetzt wird. Die KI-Nutzung gehört ins Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, die Schutzmaßnahmen müssen beschrieben sein.
Art. 13, 14, 30 und 32 DSGVO
- 6
Schweigepflicht bei Praxen und Kanzleien
Ärzte, Anwälte und Steuerberater dürfen Patienten- oder Mandantendaten nur an Dienstleister geben, die vertraglich zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Ein Verstoß ist strafbar, auch für Mitarbeiter.
§ 203 StGB
- 7
Geschäftsgeheimnisse schützen
Kalkulationen, Angebote und Kundenlisten sind nur dann rechtlich geschützt, wenn der Betrieb angemessene Maßnahmen zu ihrer Geheimhaltung trifft. Wer sie ungeregelt in freie KI-Chats kopieren lässt, kann diesen Schutz gefährden.
§ 2 Nr. 1 b Geschäftsgeheimnisgesetz
- 8
Betriebsrat beteiligen
Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er mit, wenn eine Software geeignet ist, das Verhalten oder die Leistung der Mitarbeiter zu überwachen. Das kann schon ein Protokoll sein, das festhält, wer wann was gefragt hat.
§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG
- 9
Ergebnisse prüfen
KI kann Fehler machen und Dinge erfinden. Was der Betrieb mit einem KI-Ergebnis tut, verantwortet er selbst.
allgemeine Sorgfaltspflicht
So hilft der Autopilot
Wir unterstützen Sie bei Ihren Pflichten
Verantwortlich bleibt Ihr Betrieb. Vieles, was Sie dafür brauchen, bekommen Sie beim Autopilot als Vorlage oder fertig mit.
Persönliche Einweisung beim Start
Wir zeigen Ihrem Team beim Start, wie es mit dem Autopilot arbeitet: was die KI kann, wo sie irrt, welche Daten wohin dürfen.
AV-Vertrag fertig
Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit Schutzmaßnahmen und Dienstleisterliste. Anwaltlich geprüft.
Nur EU-Dienste
Ihr Server steht in Deutschland, die KI arbeitet bei einem Anbieter in der EU. Keine Übermittlung in die USA.
Unterlagen zum Übernehmen
Vorausgefülltes Verarbeitungsverzeichnis, KI-Transparenzblatt und ein Vorlage-Satz für Ihre Datenschutzinformation.
Für Berufsgeheimnisträger
Zusatzvereinbarung nach § 203 StGB für Praxen und Kanzleien.
Protokoll ohne Personen
KI-Aufrufe über das Dashboard werden protokolliert (Funktion, Dienst, Ort), aber ohne Namen des Nutzers. Nachweis ja, Überwachung nein.
Checkliste
Sechs Schritte für Ihren Betrieb
- 1.Fragen Sie offen nach, wer im Betrieb schon KI nutzt und wofür.
- 2.Schreiben Sie eine Regel auf: Was darf in welche KI, was nie.
- 3.Bieten Sie eine erlaubte KI mit Vertrag und Verarbeitung in der EU an.
- 4.Schulen Sie Ihr Team kurz und halten Sie fest, wer teilgenommen hat.
- 5.Ergänzen Sie Datenschutzinformation und Verarbeitungsverzeichnis.
- 6.Legen Sie fest, wer bei einer Datenpanne entscheidet und meldet.
Häufige Fragen
Fragen zu KI-Pflichten
Gilt die Pflicht zur KI-Kompetenz auch für kleine Betriebe?
Ja. Art. 4 der KI-Verordnung kennt keine Mindestgröße. Verlangt sind aber Maßnahmen, die zum Betrieb passen. Für ein Büro mit wenigen Mitarbeitern reicht eine kurze, verständliche Einweisung, die festgehalten wird.
Brauche ich ein Zertifikat für die KI-Schulung?
Nein. Die KI-Verordnung schreibt kein Zertifikat und keine bestimmte Schulungsform vor. Wichtig ist, dass Ihr Team die Grundlagen, die Fehlerquellen und die Datenregeln kennt und Sie das nachweisen können.
Ist ChatGPT im Betrieb verboten?
Nein. Für allgemeine Fragen und Texte ohne Bezug zu bestimmten Personen ist das unproblematisch. Die Pflichten auf dieser Seite greifen, sobald Daten von Kunden, Patienten oder Mitarbeitern hineinkommen.
Übernimmt der Autopilot meine Pflichten?
Nein, verantwortlich bleibt Ihr Betrieb. Der Autopilot nimmt Ihnen aber die meiste Arbeit ab: Vertrag, Vorlagen für Ihre Unterlagen, Verarbeitung in der EU und eine persönliche Einweisung beim Start sind dabei.
Diese Seite gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Stand: November 2026. Mehr zu kostenlosen KI-Chats im Büro: Was passiert, wenn Mitarbeiter Kundendaten hineinkopieren.
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