E-Rechnung im Handwerk: Was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt

Eine E-Rechnung ist keine Rechnung, die per E-Mail kommt, sondern ein maschinenlesbarer Datensatz. Das Gesetz verlangt ein strukturiertes Format nach der europäischen Norm EN 16931. In Deutschland sind das vor allem zwei Formate:

• XRechnung: eine reine Datendatei (XML). Öffnet man sie ohne passendes Programm, sieht man nur Code.
• ZUGFeRD (ab Version 2.0.1): ein PDF zum Ansehen mit eingebetteten Daten. Die einfachsten Varianten (Profile MINIMUM und BASIC WL) reichen nicht.

Ein normales PDF, ein Scan oder ein Foto ist dagegen eine „sonstige Rechnung“. Die ist nur noch in der Übergangszeit erlaubt. Alle Pflichtangaben müssen im Datensatz selbst stehen, ein Verweis auf einen Anhang genügt nicht.

1. Seit 1. Januar 2025Jeder Betrieb muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen empfangen können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und für sehr kleine Betriebe. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht.
2. Bis 31. Dezember 2026Beim Ausstellen haben Sie noch die Wahl: E-Rechnung, Papier oder PDF. Ein PDF per E-Mail geht nur, wenn Ihr Kunde damit einverstanden ist.
3. Im Jahr 2027Papier und PDF sind nur noch erlaubt, wenn Ihr Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) höchstens 800.000 Euro betrug. Wer darüber liegt, muss an Geschäftskunden E-Rechnungen schicken.
4. Ab 1. Januar 2028Alle Betriebe müssen Rechnungen an andere Unternehmen im Inland als E-Rechnung ausstellen, unabhängig vom Umsatz.

Für die 800.000-Euro-Grenze zählt Ihr Gesamtumsatz des Vorjahres, nicht der Betrag einzelner Rechnungen. Ein Datenaustausch per EDI bleibt 2027 mit Zustimmung des Empfängers ebenfalls noch erlaubt.

Für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Damit ist es aber nicht getan: Sie müssen die Rechnung lesen, prüfen und aufbewahren können. Eine XRechnung ist ohne passendes Programm für Menschen kaum lesbar. Viele Buchhaltungsprogramme zeigen sie inzwischen als normale Rechnung an.

Achten Sie auf fehlerhafte E-Rechnungen. Hat die Datei technische Mängel, gilt sie nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung. Solange die Übergangszeit für Ihren Lieferanten läuft, ist das noch zulässig. Danach fehlt die formale Grundlage für den Vorsteuerabzug, und Sie sollten beim Lieferanten eine korrekte E-Rechnung anfordern.

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem sie ausgestellt wurden. Bei der E-Rechnung zählt der Datensatz: Er muss unverändert, lesbar und auffindbar gespeichert werden. Ein Ausdruck ersetzt das Original nicht. Wie der Betrieb Rechnungen empfängt, prüft und ablegt, gehört nach den GoBD in eine kurze Verfahrensdokumentation.

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks (ZDH) fordert, die Stufe 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 Euro Umsatz um ein Jahr auf den 1. Januar 2028 zu verschieben. Die Begründung: Die überarbeitete europäische Norm und die genaue Zuordnung der Pflichtangaben kommen spät, Software kann deshalb nicht rechtzeitig fertig werden, und viele Betriebe haben schon beim Empfang Probleme.

Beschlossen ist das nicht. Stand 15. Oktober 2026 steht im Gesetz (§ 27 Abs. 38 UStG) weiterhin der 1. Januar 2027. Planen Sie mit diesem Datum. Ändert sich etwas, aktualisieren wir diesen Artikel.

1. 1Eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen festlegen (zum Beispiel rechnung@ihrbetrieb.de) und den Lieferanten mitteilen.
2. 2Klären, womit Sie E-Rechnungen öffnen und prüfen: Ihre Buchhaltungssoftware oder Ihr Steuerberater kann das meist schon. Eine reine XML-Datei ist für Menschen kaum lesbar.
3. 3E-Rechnungen im Original aufbewahren, nicht nur ausdrucken. Acht Jahre, unveränderbar und auffindbar.
4. 4Den Umsatz 2026 im Blick behalten: Über 800.000 Euro müssen Sie ab 1. Januar 2027 selbst E-Rechnungen an Geschäftskunden schicken.
5. 5Ihr Rechnungsprogramm fragen, ob es XRechnung oder ZUGFeRD ausgeben kann. Spätestens für 2028 brauchen Sie das.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (nicht in den einfachsten Profilen MINIMUM und BASIC WL). Ein normales PDF ist eine „sonstige Rechnung“ und nur in der Übergangszeit erlaubt.

Reicht ein E-Mail-Postfach, um E-Rechnungen zu empfangen?

Ja, für den Empfang genügt ein E-Mail-Postfach. Sie müssen die Rechnung aber auch lesbar machen, prüfen und im Original aufbewahren können.

Muss ich als Handwerker Privatkunden eine E-Rechnung schicken?

Nein. Die E-Rechnungspflicht gilt nur für Rechnungen an andere Unternehmen im Inland. Privatkunden bekommen weiter eine Rechnung auf Papier oder als PDF.

Wird die E-Rechnungspflicht für 2027 verschoben?

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks fordert, die Stufe 2027 für Betriebe über 800.000 Euro Umsatz auf 2028 zu verschieben. Beschlossen ist das nicht (Stand 15. Oktober 2026): Das Gesetz nennt weiterhin den 1. Januar 2027.